Время выбирать корпоративный мессенджер

О чем статья?

Не секрет, что скорость коммуникаций критически важна для эффективной работы компании. Современные корпоративные платформы – это уже не просто мессенджеры, а комплексные инструменты для решения бизнес-задач. Поэтому выбор такой платформы требует внимательного подхода. Подробнее об этом мы расскажем в нашей статье.

Почему сейчас?

В наших предыдущих обзорах мы уже рассказывали о корпоративных коммуникациях, о четырех поколениях сотрудников, о последствиях "удаленки", выгорании и т.п. Рекомендуем прочитать, если не читали ранее. Проблема выбора инструмента для коммуникаций в настоящее время обострилась дополнительными обстоятельствами:

• В мае 2025 года Microsoft прекращает поддержку Skype - одного из самых распространенных инструментов для коммуникации, это подталкивает компании к поиску альтернатив.

• С 30 мая 2025г. ужесточается ответственность за неисполнение требований Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных». Об этом много поправок внесено 30.11.2024 Федеральным законом № 420-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях».

Skype все.

Сервис Skype, появившийся в 2003 году на базе проекта Tele2 и файлообменной программы Kazaa, быстро стал популярным благодаря бесплатным голосовым и видеозвонкам, а также удобству использования. В 2011 году сервис был приобретен корпорацией Microsoft, после начал терять позиции из-за неудачных обновлений и усиления конкуренции. Microsoft переориентировалась на MS Teams, что привело к упадку Skype. Несмотря на попытки модернизации, сервис не смог восстановить былую популярность и уступает современным решениям. В мае 2025 года Skype закрывается, пользователям предлагается самостоятельно перейти на альтернативные платформы.

Зачем бизнесу мессенджер?

Давайте внесем ясность. Корпоративный мессенджер — это "место/пространство", где сотрудники взаимодействуют друг с другом: ведут переписку, созваниваются, обмениваются файлами. Взаимодействие может происходить внутри компании, а также с внешними пользователями - клиентами, партнерами, подрядчиками. Корпоративный мессенджер существенно отличается от привычных (личных) мессенджеров:

• Организация порядка в общении сотрудников между собой или с клиентами требуют унификации инструмента. Данная задача соприкасается с задачей создания "единого окна" для сотрудников или клиентов.

• Коммуникации являются частью бизнес-процессов, способствуют ускорению процессов, поэтому важной функцией бизнес-мессенджера является способность интеграции с информационными системами.

• Безопасность доступа сотрудников и хранение деловой переписки (и документов) также влияет на выбор инструмента. В компаниях могут быть повышенные требования к безопасности: изоляция системы от доступа извне, аттестация по требованиям ГИС/ФСТЭК, использование усиленных средств защиты.

Чувствительный вопрос сейчас - соблюдение требований законодательства по обработке компаниями персональных данных. Информация, которой сотрудники обмениваются по работе (а также информация о самих сотрудниках), содержит персональные данные, а значит должна обрабатываться согласно требованиям 152-ФЗ. Данные должны храниться на территории Российской Федерации с указанием точного адреса, инструмент должен декларировать политику обработки персональных данных, а при работе с третьими лицами (клиентами, подрядчиками, партнерами), также должны быть прописаны в юридически-значимых документах. Ответственность за соблюдение этих правил лежит на руководителях компании и ответственных лицах.

Риски использования иностранных сервисов

Приведем примеры частых сценариев, где казалось бы безобидные и распространенные действия сотрудников могут привести к ответственности должностных лиц, штрафам и прочим неприятностям для компании.

Пример 1. Мессенджер Telegram очень популярен среди пользователей в России, но не является Российским программным продуктом, не входит в реестр отечественного ПО и не декларирует место хранения данных о пользователях. Следовательно, если сотрудники используют Telegram в работе (то есть в интересах компании), значит компания допускает передачу в т.ч. их персональных данных и/или данных клиентов через данный инструмент, это создает угрозу утечки персональных данных, нарушает требования 152-ФЗ. Аналогичный вывод можно сделать и про другие мессенджеры иностранного производства: WhatsApp, Slack и т.п.

Разделение личного и рабочего общения также стало серьезным вызовом для руководителей многих компаний. Обилие личных чатов, информационных каналов и рекламы в мессенджерах отвлекает сотрудников и снижает их продуктивность. Корпоративный мессенджер решает эту проблему. Во-первых, фокусируя внимание сотрудников на работе, во-вторых, защищает компанию от краж учетных записей, посторонних людей в рабочих группах или получения вредоносных ссылок (файлов) извне.

Пример 2. При подключении к видеозвонку через Zoom, Google Meet и т.п. у пользователя запрашиваются сведения о нем (то есть обрабатываются персональные данные), которые транслируются другим участникам. Сам видеозвонок, его запись и чат также могут создавать угрозу утечки информации, включая трансграничную передачу данных.

Пример 3. Использование программ удаленного доступа, например AnyDesk или TeamViewer в техподдержке, также дает сторонним сотрудникам доступ к информации и персональным данным. Отсутствие используемых инструментов в договоре и непрозрачность хранения ими данных приводят к нарушению законодательства о защите персональных данных.

Судебная практика

На ресурсах судебных органов уже начали появляться дела, связанные с нарушениями норм защиты информации по причине использования иностранных мессенджеров. Данная практика подтверждает взятый государством курс на цифровой суверенитет и вероятно будет стимулировать организации переходить на использование отечественных решений.

Пример судебного решения - организация оштрафована на 200 тыс. рублей
за использование не российского мессенджера в работе.

Какую альтернативу выбрать?

На российском рынке представлено множество корпоративных мессенджеров и сервисов для работы с клиентами, которые подходят для замены Skype. В экспертных каналах часто проходят голосования на тему "какой сервис лучше подходит под задачи бизнеса"?

Приведем для примера некоторые из популярных отечественных решений:

• 1С-Коннект - платформа для организации поддержки, включает также корпоративный мессенджер, видеоконференции (ВКС), удаленный доступ к рабочему столу и другие инструменты. Сервис лидирует во многих опросах как альтернатива Skype и/или AnyDesk.

• Битрикс24: CRM-платформа для управления бизнесом, включающая в себя мессенджер, задачи, проекты и другие инструменты: открытые линии, сайты.

• TrueConf Online: сервис для видеосвязи с поддержкой групповых конференций.

• Яндекс Телемост: простая платформа для видеозвонков и видеовстреч от известного производителя.

• Толк: российский мессенджер с широким функционалом для корпоративных коммуникаций.

• eXpress: платформа для корпоративных коммуникаций с мессенджером, ВКС-системой и другими сервисами.

Итого

Выбор корпоративного мессенджера – это важный шаг на пути к повышению эффективности бизнеса, обеспечению безопасности данных и соблюдению требований законодательства. Тщательно проанализируйте потребности вашей компании, изучите доступные решения и выберите оптимальный вариант, который поможет вам достичь поставленных целей. В условиях грядущего прекращения поддержки Skype, сейчас самое время для перехода на более современную и надежную платформу для корпоративных коммуникаций.