Эффективные корпоративные коммуникации

Современный мир характеризуется стремительным ростом объёма коммуникаций: бесчисленные сообщения в мессенджерах, группы, чаты, бесконечные ленты... Но, больше - не означает лучше. В настоящей статье мы расскажем что сейчас происходит с коммуникациями, разберем факторы, делающие корпоративные, т.е. бизнес-коммуникации, более эффективными.

Что такое эффективные коммуникации?

Коммуникация, как действие между участниками, сопровождает практически любой бизнес-процесс в компании, и повышение эффективности данного действия способствует повышению эффективности бизнес-процесса. Справедливо и обратное: плохо организованные коммуникации могут парализовать любой, даже хорошо настроенный бизнес-процесс.

Когда мы вводим понятие "эффективность", мы уточняем, что коммуникация осуществляется не только ради обмена информацией между участниками, для эффективности добавляются дополнительные требования:

• Участники одинаково понимают о чем идет речь, используют единые термины, полно и точно формулируют свои мысли.

• Доводы и пояснения одинаково интерпретируются участниками, стороны делают и принимают общие выводы. 

• К данным (графикам, таблицам и прочим "цифрам") добавляются пояснения, которые обогащают контекст взаимодействия.

Отметим важную культурную особенность при работе над повышением эффективности коммуникаций: в европейской культуре, если вас не понимают окружающие - это "ваша проблема", в азиатской культуре - проблема тех, кто слушает. Современные компании, как правило, мультикультурные, однако данный факт имеет место, и с ним нужно считаться.

Четыре поколения сотрудников

Мы являемся свидетелями периода, когда совместная работа объединяет представителей 4-х поколений, каждое из которых предпочитает свои каналы взаимодействия. Это создает в компаниях дополнительные сложности: одни сотрудники предпочитают личные встречи, другие - звонят, третьи - пишут e-mail, а четвертые не признают ничего, кроме мессенджеров.

На руководство компаний ложится важная роль - подобрать технические инструменты и помочь сотрудникам разных поколений налаживать контакты друг с другом. Хорошим ходом для сплочения коллектива будет регламентация порядка взаимодействия в компании и внедрение соответствующих корпоративных инструментов. Например:

• Для оперативного взаимодействия использовать корпоративный мессенджер и видеозвонки.

• Для официальной (или более важной) переписки использовать e-mail.

Корпоративные инструменты обеспечивают в т.ч. безопасность деловой переписки. Доступ сотрудников управляется централизованно, а учетные записи существенно сложнее украсть злоумышленникам. В проблемных ситуациях можно обратиться на техподдержку и решить любой вопрос. На нашем сайте вы можете прочитать статью с рекомендациями по внедрению корпоративного мессенджера на примере 1С-Коннект.

Последствия "удаленки"

С приходом удаленной работы, произошла мощная деформация в коммуникациях: удивительно, но сейчас, чтобы работать, не обязательно ходить в офис. Это явление с одной стороны расширило возможности бизнеса: стало проще нанимать сотрудников из других городов, вести проекты и работать с клиентами где бы они не находились. С другой стороны, коммуникации между сотрудниками в онлайн-режиме стали более "бедными":

• Увеличилось количество коммуникационных разрывов: взаимодействие сотрудников перешло из "непрерывного" состояния в "сессионное". Нельзя просто так подойти к коллеге и что-то спросить - нужно договориться о звонке и успеть обсудить все во время сеанса связи.

• Возник недостаток "спонтанных взаимодействий": общением за обедом, случайными встречами "возле кулера", которые помогают сотрудникам обмениваться мыслями и идеями, и играют существенную роль при построении отношений в коллективе.

• В онлайн-коммуникациях почти отсутствуют невербальные сигналы, это осложняет передачу эмоций и настроения участников. Сотрудники меньше чувствуют друг друга, и это влияет в т.ч. на продуктивность в работе.

Для сплочения коллектива мы рекомендуем организовывать регулярные корпоративные мероприятия. Такими мероприятиями могут быть не только "очные корпоративы", но и, например, ежемесячные собрания и еженедельные "летучки" для обмена новостями и обсуждения происходящего в компании.

Применение виртуальных помощников

В настоящее время наблюдается бурное развитие всевозможных виртуальных помощников на основе искусственного интеллекта (ИИ). Такие решения могут существенно улучшать коммуникации и процессы, но, на наш взгляд, для их эффективного применения важно:

• Сосредоточиться в первую очередь на решаемых задачах, а не на технологиях как таковых.

• Оценить возможные негативные последствия. Например, использовать ИИ для прямого консультирования клиентов (без проверки ответов экспертом) опасно: неверная рекомендация может целиком "обнулить" ваши отношения. При этом, суфлеры, использующие "проверенную" базу знаний компании, наоборот, ускорят работу и добавят пользы.

Управление уровнем стресса

Взаимодействие с людьми, особенно в рамках рабочих процессов - это всегда стресс, которого, в вышеперечисленных обстоятельствах, становится с каждым годом все больше. Для стабильного эмоционального состояния и снижения уровня стресса в коллективе рекомендуем придерживаться простых и эффективных подходов:

• Четко определите правила и процедуры ваших коммуникации в компании, ограничьте каналы.

• Создайте для ваших сотрудников комфортные условия труда, поддерживайте хороший уровень автоматизации процессов.

• Соблюдайте график труда и отдыха, а также баланс между работой и личной жизнью. Подключите сотрудникам GPT-Ассистента, он поможет им решать и профессиональные, и личные вопросы.

На уровень стресса также влияет ответственность в связи с юридической значимостью некоторых коммуникаций (например с клиентами): каждая встреча оставляет "цифровой след" и используется в рабочем процессе, это требует от сотрудников дополнительной внимательности.

Построение эффективных коммуникаций - это сложная задача, требующая от руководителей внимательного подхода, постоянного совершенствования инструментов и технологий. И эти усилия абсолютно оправданы для создания здоровой корпоративной культуры и развития бизнеса.